SATUMEDIA.ID – Kotak saran memiliki manfaat yang sangat besar bagi masyarakat dalam memberikan pengaduan, penilaian serta evaluasi terhadap layanan yang di berikan oleh pemberi pelayanan.
Kotak saran digunakan untuk mengumpulkan kertas-kertas berisi masukan dari pelanggan dan pelanggan organisasi tertentu. Kotak saran juga dapat ada di dalam organisasi, seperti sarana untuk mengumpulkan pendapat karyawan.
Memperhatikan manfaat kotak saran begitu besar penulis sebagai pasien Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah (RSJP) Paramarta nyaris setahun memperhatikan keberadaan kotak saran masih kosong atau mungkin sudah diambil manajemen. Apabila asumsi itu benar artinya sudah ada masukan berupa saran atau kritik atas pelayanan selama ini.
Terlepas dari itu tidak bermaksud berburuk sangka penulis juga belum melihat rekapitulasi tindak lanjut atas saran-kritik pasien baik di papan pengumuman, tayangan TV RSJP Paramarta maupun via medsos.
Agar keberadaan kotak saran itu efektif barangkali manajemen RSJP Paramarta dapat memikirkan perubahan kolom kertas saran dengan tanpa menyebut si pembuat baik pasien maupun karyawan jadi kotak saran anonim —ini adalah perubahan untuk menumbuhkan budaya komunikasi terbuka dan inovasi di tempat kerja. Penelitian telah menemukan bahwa kotak saran anonim meningkatkan partisipasi hingga lebih dari 50% dan membantu mewujudkan saran tersebut. Mengutip Ali Khan – Wrenly , mengapa kotak saran anonim diperlukan karena ini berkaitan dengan privasi dan anominitas bagi pasien dan karyawan untuk membantu mereka bersikap jujur karena tidak ada yang tahu siapa yang mengatakan apa. Kotak anonim dapat menciptakan keamanan psikologis untuk transparansi.
Sekarang setiap pasien dan karyawan dapat memberikan saran secara terbuka tanpa khawatir akan rasa malu atau konsekuensi. Manajemen RSJP Paramarta harus mau mendengar semua pendapat dari pasien dan karyawan . Umpan balik tanpa nama memberikan kebenaran yang utuh dan tanpa disaring tentang masalah atau ide baru.
Namun, tanpa jaminan anonimitas, banyak yang mungkin memilih diam karena berhati-hati. Anonimitas juga menyediakan platform yang adil di mana ide-ide yang berani atau malu-malu memiliki kesempatan yang sama. Tidak ada bias berdasarkan siapa yang berkontribusi.
Cara untuk mengumpulkan berbagai pandangan, yang menghasilkan solusi terbaik. Orang-orang menunjukkan hal-hal yang tidak dapat dilihat orang lain dari sudut pandang mereka. Sebuah metode bagi mereka yang sebelumnya takut berbicara, menemukan keberanian untuk menandai masalah sejak dini sehingga keadaan tidak bertambah parah.
Keterbukaan yang dibawa anonimitas adalah obat mujarab. Keterbukaan menyembuhkan keterputusan ketika manajemen secara aktif mendengarkan dan berkolaborasi dalam tindakan berdasarkan masukan anonim. Seiring berjalannya waktu, setiap orang menawarkan perspektif yang lebih konstruktif.
Meskipun manajemen telah berupaya sebaik mungkin untuk menciptakan lingkungan yang inklusif, sering kali masih ada keraguan di antara pasien dan karyawan untuk berbicara, terutama dalam hal memberikan umpan balik atau menyarankan perbaikan.
Alasannya beragam, mulai dari takut akan pembalasan atau konsekuensi negative, kekhawatiran akan hubungan yang rusak dengan rekan kerja atau manajemen,keyakinan bahwa masukan mereka tidak akan dianggap serius atau menghasilkan perubahan, pengalaman masa lalu di mana umpan balik diabaikan atau diterima dengan buruk, merasa tidak dihargai atau pendapat mereka tidak penting atau rasa malu atau canggung.
Di sinilah kotak saran anonim berperan. Dengan menyingkirkan penghalang identitas pasien dan karyawan, terlepas dari posisi atau masa jabatan mereka, memiliki kepercayaan diri untuk berbagi pemikiran mereka secara bebas. Ini merupakan sinyal bagi manajemen bahwa yang terpenting adalah isi umpan balik mereka, bukan siapa mereka.
Anonimitas ini menyeimbangkan situasi, memastikan bahwa ide dinilai berdasarkan manfaatnya saja. Selain itu, penerapan sistem ini menunjukkan komitmen yang jelas dari manajemen untuk mendengarkan. Ini adalah tindakan nyata yang menegaskan bahwa mereka menghargai masukan pasien dan karyawan yang berdedikasi untuk meningkatkan tempat kerja bersama-sama.
Komitmen ini dapat berdampak signifikan terhadap moral, membuat pasien dan karyawan merasa lebih terhubung dengan perusahaan dan lebih berinvestasi dalam kesuksesannya. Memastikan bahwa setiap suara dapat didengar tanpa takut dihakimi, membuka pintu bagi banyak wawasan dan ide yang dapat mendorong kemajuan.
Maksud mulia manajemen RSJ Paramarta dapat tergambar dalam stand banner di ruang layanan pelanggan menampung masukan pelanggan dengan menuliskan customer service 0811-2256-192 dan membuat alur penyampaian keluhan pelanggan baik lisan maupun tertulis itu semua terlihat jelas dan diamini sebagai itikad baik manajemen untuk melakukan perbaikan layanan kepada pelanggan
Menyikapi persaingan layanan kesehatan di kota Bandung khususnya di kota Bandung timur dimana beberapa rumah sakit sejenis dan setara berada di wilayah ini sehingga calon pasien dapat memilih menurut persepsi masing-masing maka kekuatan anonimitas kotak saran berperan sekali.
Dengan menyingkirkan rasa takut yang terkait dengan identitas, kotak saran anonim memberdayakan setiap pasien dan karyawan —tanpa memandang status sosial untuk menyuarakan pikiran mereka tanpa ragu. Ini mengirimkan pesan yang kuat kepada manajemen tentang betapa pentingnya masukan dari pasien dan karyawan.
Dengan menjamin bahwa setiap suara dapat didengar tanpa takut dihakimi, Kotak saran anonim bukan sekadar alat umpan balik; tetapi merupakan pilar mendasar untuk menumbuhkan budaya yang tumbuh subur melalui keterlibatan, partisipasi, dan tujuan bersama.
Metode tradisional seperti email atau pertemuan langsung dapat menyebabkan wawasan berharga terkubur atau terabaikan, yang mengakibatkan hilangnya peluang untuk perbaikan.Penulis lihat di kotak ada upaya manajemen dengan saran melalui barcode – ide cerdas ini baik namun tetap tidak ada anonimitas dan waktu untuk itu terbatas khususnya untuk pasien.
Kotak saran anonimitas dapat memperluas jangkauan saran, mencakup segala hal mulai dari perubahan kecil hingga perubahan gambaran besar. Bila saran disampaikan secara anonim, pasien dan karyawan yang memberikan wawasan berharga tidak memperoleh pengakuan atau penghargaan atas kontribusinya.
Namun, jika manajemen menanggapi masukan dengan tenang dan melakukan perubahan untuk menunjukkan masukan tersebut valid, manajemen mungkin akan mulai melihat lebih banyak pasien dan karyawan mengakui masukan mana yang merupakan milik mereka dan membagikan lebih banyak masukan dengan nama asli mereka di masa mendatang. Selamat dan sukses untuk ulang tahun Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Paramarta yang ke 3 tahun.*
*Penulis Dede Supriatna pasien RSJ Paramarta
